OBSYS GED

Maîtrisez la documentation dans le cadre de vos démarches d’accréditation, de certification et de labélisation

Capture d'écran des documents favoris d'un utilisateur sur son portail collaboratif OBSYS

Qu’est-ce qu’une solution GED ?

OBSYS GED est un outil de Gestion Électronique des Documents (GED). Comme son nom l’indique, il permet de centraliser toute la documentation de votre entreprise sur une seule et même solution pour un système documentaire numérique et unique.

Recherche documentaire, stockage, édition ou création de documents... Tout se fait sur le même logiciel ; qu’il s’agisse d’un document qualité, d’un document commercial ou d’un document de veille. Ainsi, les échanges sont harmonisés et les risques (perte d’informations, modification de contenu…) sont moindres grâce à un outil commun à tous les collaborateurs.

Maintenir vos certifications n’aura jamais été aussi simple ! Qu’il s’agisse de l’ISO 90001, l’ISO 14001, l’ISO 45001, l’EN 9100, l’ISO 50001, l’ISO 13485, l’ISO 27001 ou l’ISO 22000, OBSYS GED est adapté à vos besoins.

OBSYS GED centralise l’ensemble de votre documentation d’entreprise. Avec son arborescence intelligente et ses modèles de document, vous pourrez construire une documentation claire et harmonisée.

Intérêts d'une GED :

Gain de temps ;
Favorise le travail collaboratif et la communication des documents d'entreprise ;
Offre une traçabilité documentaire complète ;
Réduction des coûts ;
Sécurisation
des documents ;
Facilite la conformité réglementaire et normative.

Comment fonctionne OBSYS GED ?

Définissez les rôles de chaque collaborateur : administrateur, acteur ou consultant.

En tant qu’administrateur, vous avez la main sur la gestion du fonds documentaire aussi bien sur la création que sur la gestion des relations entre
documents, des droits de consultation…

OBSYS GED est une solution collaborative qui permettra d’alléger la charge de travail du responsable QHSE. Chaque étape du cycle de vie du document peut être assignée à un acteur différent :

Création et rédaction du document,
Approbation,
Diffusion,
Revue documentaire si besoin.

Les consultants peuvent avoir accès aux dernières versions des documents sans crainte de tomber sur une version non applicable.

Pourquoi passer à OBSYS GED ?

Organisez votre base documentaire

Harmonisez vos dossiers et documents avec la création de modèles.
Accélérez le traitement et réduisez les délais de mise à disposition des documents en définissant un cycle de vie pour chaque document.
Gérez les droits d’accès à vos dossiers et documents avec les listes de diffusion.

Capture d'écran du fond documentaire d'un utilisateur sur son portail collaboratif OBSYS

Capture d'écran d'une fiche de propriétés sur le portail collaboratif OBSYS GED

Gardez vos documents à jour et conservez une trace de leur évolution

Garantissez une traçabilité totale : Chaque action effectuée dans le système documentaire (signatures, accès, tentatives d'intrusion, etc.) est tracée au travers de l'audit trail (historique documentaire, dates, etc.) et protégée (stratégie de compte utilisateurs).
OBSYS GED facilite le maintien de vos certifications en garantissant l’audibilité de votre système documentaire.
Limitez les erreurs dans la mise à jour des documents grâce aux fonctionnalités comme le versioning, la revue documentaire ou la gestion des liens inter-documents (analyse d’impacts).
Accédez toujours au bon document grâce à l’accès direct vers la dernière version applicable.

Accédez facilement et rapidement à vos documents

Accédez à votre système documentaire grâce au portail web.
Créez des accès rapides grâce à la fonctionnalité « Favoris ».
Vous ne vous rappelez plus du libellé exact du document recherché ? Faîtes une recherche rapide grâce au moteur de recherche dit « plein texte ». Il cherchera votre requête aussi bien dans les libellés que dans la codification ou le contenu des documents.

Capture d'écran des documents récents d'un utilisateur sur son portail collaboratif OBSYS

Capture d'écran d'une page de connexion personnalisée au portail OBSYS

Personnalisez OBSYS GED pour en faire votre propre outil

Personnalisez OBSYS aux couleurs de votre société.
Elaborez votre arborescence documentaire.
Définissez votre propre codification de documents pour correspondre à vos contraintes.
Ajoutez vos modèles de document.

Recevez des notifications sur vos tâches en cours

N’oubliez aucune tâche : vos actions à réaliser sont disponibles en accès direct sur la page d’accueil d’OBSYS.
Recevez automatique des notifications par mail à l’attribution d’une tâche, à l’approche de la date limite ou pour les actions en retards.