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Le logiciel de gestion documentaire conçu pour centraliser et maîtriser tous les documents de votre structure.

Pourquoi mettre en place un logiciel de gestion documentaire ?

  • Fluidifier et gérer de manière électronique le cycle de vie des documents : création, validation, signature, diffusion et archivage.
  • Suivre et piloter en temps réel le système documentaire : grâce à la liste des tâches permettant d'organiser son quotidien (tâches à réaliser, acteurs concernés, etc.) et à un ensemble d'outils facilitant le pilotage (relance des actions en retard, alertes automatiques, etc.).
  • S'assurer que chaque utilisateur puisse accéder aisément à la bonne information, à tout moment et en tout lieu : documents centralisés, outils de recherche, accès maîtrisé selon les profils définis, accès à des documents à jour, etc.
  • Diffuser de manière sécurisée les documents au sein d'un portail collaboratif.
  • Dématérialiser votre système documentaire : vers une démarche zéro papier !

Pourquoi le logiciel de gestion documentaire OBSYS GED ?

OBSYS est un outil GED multi-référentiel : ISO 9001, ISO 9001:2000, ISO 14001, ISO 27001, ISO 22000, ISO/TS 16949, ISO 13485, ISO 22301, ISO 20000, ou tout autre type de certification. Il permet d'accélérer la rapidité de traitement des documents (leur cycle de vie), allégeant ainsi la charge de travail du responsable qualité.
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gérer tous les types de documents

Le logiciel de gestion documentaire OBSYS GED a été conçu de manière à pouvoir centraliser et gérer tous les documents d'une structure :
  • Documentation qualité, sécurité, hygiène et environnement (QHSE)

    procédures, instructions, modes opératoires, cartographie de processus, etc.
  • Documentation d'entreprise

    comptes rendus, notes, courriers, contrats, factures, fiches de poste, commande de matériel et fournitures, etc.
  • Veille technologique et réglementaire

    formulaires, liens, etc.
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Bénéficier d'un environnement de collaboration

Le logiciel de gestion documentaire OBSYS GED permet de mettre à disposition un espace de partage accessible à tous les collaborateurs, ce qui :
  • Facilite la création de documents,
  • Simplifie les échanges documentaires,
  • Accélère les cycles de révision,
  • Réduit les délais de mise à disposition des documents critiques.
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Maîtriser l'accès aux documents

Le logiciel de gestion documentaire OBSYS GED offre à l'administrateur fonctionnel les moyens d'implémenter sa stratégie de diffusion dans et hors de l'entreprise, grâce :
  • A la possibilité d'associer des droits en fonction des rôles et fonctions attribués (administrateur, rédacteur, signataire, etc.).
  • A la fonction de transformation des documents au format PDF : garantit l'intégrité des documents visualisés (aussi bien sur le fond que sur la forme).
  • Aux filigranes paramétrables suivant l'état du document (projet, diffusion restreinte, copie, etc.).
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Automatiser et gérer les processus métiers

Au-delà des circuits standards d'approbation, la capacité de structuration apportée par le plan de classement permet des gains de productivité significatifs dès lors que les processus deviennent répétitifs.

En apportant une traçabilité totale sur leurs étapes, le logiciel de gestion documentaire OBSYS GED contribue à rendre auditables les processus métiers de l'entreprise.
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Sécuriser, tracer et rendre auditable le système documentaire

Grâce au logiciel de gestion documentaire OBSYS GED :
  • Chaque document produit et publié est protégé, sur le fond et sur la forme.
  • Chaque action effectuée dans le système documentaire (signatures, accès, tentatives d'intrusion, etc.) est tracée au travers de l'audit trail (historique documentaire, dates, etc.) et protégée (stratégie de compte utilisateurs).
Ces mesures garantissent l'auditabilité de votre système documentaire. De plus, la gestion des signatures, le contrôle des accès, l'archivage de l'historique des documents et les formulaires électroniques permettent de garantir un niveau de sécurité supérieur aux procédures papier.
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Accéder rapidement à l'information

Le logicel de gestion documentaire OBSYS GED possède tous les outils pour délivrer la bonne information au bon moment, et au bon utilisateur :
  • Un tableau de bord des tâches à réaliser : document à faire évoluer, à approuver, etc.
  • La possibilité de combiner des recherches sur les méta-données et sur le contenu du documents,
  • Un accès au travers de favoris,
  • L'abonnement à des espaces de publication métier,
  • La gestion des liens inter-documents permettant de créer des chaînes documentaires, etc.
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