Modèle de cahier des charges GED à télécharger
Vous avez pour projet d’acquérir un logiciel de gestion électronique de documents pour votre organisme ? Mettre en place une GED est une étape stratégique pour optimiser la gestion et le partage de l’information dans votre organisation.
Les prestataires que vous contactez vous demandent un cahier des charges ? Mais pour choisir un outil ou le bon prestataire, il est essentiel de poser noir sur blanc vos besoins, vos contraintes et vos objectifs.
Véritable feuille de route, ce document vous permet de :
- Définir précisément les fonctionnalités attendues et éviter les oublis.
- Faciliter la comparaison des offres en mettant tous les prestataires sur un pied d’égalité.
- Anticiper les coûts, délais et ressources nécessaires.
- Impliquer les équipes dès le départ, pour une meilleure adoption de la solution.
En clair, un cahier des charges bien rédigé est le garant d’un projet GED réussi : il réduit les risques, optimise le budget et assure que la solution choisie correspond réellement à vos besoins métiers.
Vous ne savez pas comment vous y prendre ?
Pas de panique ! Cet article vous guidera dans la rédaction de votre cahier des charges GED et vous pourrez même télécharger gratuitement notre modèle prêt à l’emploi pour gagner du temps et sécuriser votre projet !
Qu’est-ce qu’une GED ?
On appelle GED un logiciel de Gestion Électronique des Documents. La GED permet de gérer les documents électroniques d'une entreprise.
Quel est l'intérêt d'un logiciel de gestion documentaire ?
- Fluidifier et gérer de manière électronique le cycle de vie des documents (création, validation, signature, diffusion, archivage) ;
- Suivre et piloter en temps réel le système documentaire ;
- S'assurer que chaque utilisateur puisse accéder aisément à la bonne information, à tout moment et en tout lieu ;
- Diffuser de manière sécurisée les documents ;
- Dématérialiser votre système documentaire.
Pourquoi rédiger un cahier des charges ?
Comme tout cahier des charges, le cahier des charges GED permet aux prestataires d'avoir une vision claire et précise de votre projet afin de proposer une solution adaptée à vos besoins.
Ce cahier de charges met en lumière vos attentes, besoins et éventuelles contraintes. Il s'agit d'un point de repère entre les porteurs de projet et les prestataires. Il permet de limiter les risques d'incompréhension et par conséquent, d'éventuelles pertes de temps et d'argent.
Comment rédiger son cahier des charges GED ?
Vous ne savez pas par quel bout commencer pour rédiger votre cahier des charges GED ?
Voici les grandes étapes à insérer dans son cahier des charges pour mener à bien votre projet de Gestion Électronique des Documents.
1. Votre société et son fonctionnement actuel : Donnez des renseignements sur votre société (secteur d'activité, effectif, nombre de sites concernés par le projet, structure de l'entreprise, ...). Concernant le fonctionnement actuel, expliquez la nature des documents à gérer, leur nombre, le format, le nombre de personnes concernées, les processus de validation existants, les logiciels déjà utilisés (s'il y en a).
2. Caractéristiques globales et fonctionnalités attendues : Avez-vous besoin d'une solution adaptée à votre secteur d'activité ? en plusieurs langues ? La solution doit-elle proposer un classement par mots-clés manuels, une solution d'archivage (documents papier, électroniques, e-mails), un module de recherche multicritères, un système d'alerte en cas de retard, un portail clients/fournisseurs pour la diffusion, ...
3. Utilisateurs : Nombre de licences pour la création de documents, nombre de personnes en consultation, niveaux d'accès et affichage souhaité en fonction des niveaux sont attendus dans cette rubrique.
4. Plateforme : Ici, deux questions seulement. Précisez le système d'exploitation utilisé et votre choix entre un logiciel SaaS et On Premise.
5. Mise en service : On parlera dans cette rubrique de délai (de décision, de mise en production), de budget, d'évolution prévues et de besoin d'accompagnement (audit, migration).
En complément du cahier des charges GED, les clients fournissent un tableur détaillé reprenant l’ensemble des fonctionnalités souhaitées. Ce document se présente souvent la forme d’un fichier Excel que vous allez pouvoir fournir aux prestataires consultés.
Ainsi, les prestataires pourront compléter le tableau en mentionnant, pour chaque ligne, si leur outil propose cette fonctionnalité ou non.
Modèle de cahier des charges GED à télécharger
Les informations précédentes peuvent paraitre abstraite quand il s’agit de rédiger son premier cahier des charges GED.Depuis 1994, les équipes OBSYS ont pu voir passer un grand nombre de ces cahiers de charges. C’est pourquoi nous avons décidé de vous proposer un modèle de cahier des charges GED à télécharger.
Vous y trouverez :
- Un guide de rédaction de votre cahier des charges GED au format Word,
- Un modèle de tableau d'exigences fonctionnelles au format Excel.
Et si Obsys GED correspondait à vos besoins ?
Obsys est un outil GED multi-référentiel : ISO 9001, ISO 9001:2000, ISO 14001, ISO 27001, ISO 22000, ISO/TS 16949, ISO 13485, ISO 22301, ISO 20000, ISO 26000 ou tout autre type de certification. Il permet d'accélérer la rapidité de traitement des documents (leur cycle de vie), allégeant ainsi la charge de travail du responsable qualité, du service qualité et de toutes les équipes.
Les grandes caractéristiques d'Obsys GED :
- Gérer tous les types de documents ;
- Bénéficier d'un environnement de collaboration ;
- Maîtriser l'accès aux documents ;
- Automatiser et gérer les processus métiers ;
- Sécuriser, tracer et rendre auditable le système documentaire ;
- Accéder rapidement à l'information.
