Anticiper la nouvelle certification des SPSTI : le guide !
Les Services de Prévention et de Santé au Travail Interentreprises (SPSTI) vont devoir entamer un chantier interne pour se conformer à la nouvelle certification du référentiel AFNOR 2217.
C’est le focus de ce guide : nous partons à la découverte de cette certification, dans ses moindres détails !
Nous réalisons aussi un focus sur la solution proposée par Spécinov aux SPSTI : le logiciel OBSYS. Il s’agit d’un outil idéal pour gérer et piloter efficacement le management des systèmes QHSE (qualité, hygiène, sécurité et environnement).Plus généralement, il facilite la gestion de tous vos processus métiers.
Suivez le guide dans cet article !
À quoi correspond la nouvelle certification des SPSTI ?
La nouvelle est tombée : les SPSTI devront, à compter de 2025, être certifiés par une nouvelle norme. Celle-ci suit l’entrée en vigueur du décret n°2022-1031 du 20 juillet2022.
Les grands principes de la certification
Une norme de qualité de services
Cette nouvelle certification est basée sur les exigences du référentiel AFNOR SPEC 2217. Elle atteste du niveau de la qualité de services atteint par les SPSTI.
Cette norme concerne la qualité :
- De l’ensemble du socle de services et de son efficience ;
- Des procédures et de l’organisation interne ;
- De la gestion des finances et de la tarification ;
- De la gestion de la conformité au RGPD ;
- Et des systèmes d’information internes.
L’objectif de la nouvelle certification
La norme vise à homogénéiser les services rendus par les organisations SPSTI, ainsi que leur qualité et leur efficacité. La certification AFNOR SPEC 2217 garantit que ces dernières répondent à l’ensemble de l’offre socle de services.
Elle atteste que les SPSTI :- Possèdent une véritable gestion de la qualité sur l’ensemble de leurs services,
- Répondent à un réel processus d’amélioration continue, pour les entreprises et les salariés.
La feuille de route de la certification
Cette certification est progressive : 3 niveaux de qualité exigés se succèderont, qualifiant la maîtrise de la norme par les organisations.
- Le 1er niveau dure 24 mois maximum;
- Le 2ème ne peut excéder 36 mois ;
- Et le 3ème niveau atteste d’une conformité totale à la norme, et est valable pour une durée de 5 ans.
Plusieurs dates sont à noter dès maintenant dans vos agendas :
- À compter du 1er mai 2023 : les organisations SPSTI ont 2 ans pour obtenir la certification ;
- Pendant 1 an, le COFRAC accrédite les organismes certificateurs ;
- À partir du 1er semestre 2024,l’ouverture des dépôts de candidature pour la certification sera activée ;
- Et enfin, les audits de certification et l’obtention de la certification doivent être menés avant le 1er mai 2025.
La solution OBSYS, pour faciliter votre certification
Spécinov propose aux entreprises, depuis 1994, la solution OBSYS.
Adapté à tous les référentiels de certification, OBSYS est un logiciel de gestion documentaire aux multiples fonctions, pour la gestion de la qualité en entreprise.
Découvrir OBSYS GED en détails
Un logiciel pour faciliter votre certification…
OBSYS est un outil collaboratif qui permet une gestion centralisée de tous les processus métier de votre organisation. Il permet de piloter efficacement le management des systèmes Qualité, hygiène, sécurité et environnement (QHSE).
Ainsi, il répond parfaitement aux besoins des organisations SPSTI qui cherchent à obtenir une certification.
Les différents outils disponibles
Différents outils de gestion sont proposés au sein du logiciel OBSYS. Ceux-ci permettent d’améliorer l’efficacité des actions quotidiennes des organisations SPSTI :
- OBSYS GED offre une gestion électronique centralisée des fonds documentaires, pour une plus grande efficacité et une traçabilité améliorée. Indexation, recherche documentaire ou encore archivage : de nombreuses fonctionnalités sont disponibles pour faciliter vos processus. Sécurisé et fiable, l’outil répond parfaitement aux besoins d’une organisation SPSTI en voie de certification. OBSYSGED vous assure notamment la prise de connaissance des documents par l’ensemble des acteurs lors de la diffusion ;
- OBSYS FLOW permet la création de workflows pour gérer vos formulaires. Facile d’utilisation, cet outil améliore vos prises en charge et fera gagner votre organisation en autonomie grâce à l’automatisation de vos processus. Vous pourrez notamment recueillir la satisfaction des adhérents via des enquêtes, traiter les réclamations et créer des fiches d’actions correctives ;
- OBSYS REPORT est idéal pour vos reportings, ainsi que pour la création de vos propres états et indicateurs. Il facilite l’analyse des indicateurs de performance de votre organisation, grâce à des données de pilotage, de résultats et de qualité. Vous obtenez une gestion précise et un suivi de votre système qualité (non-conformités, processus métier, etc.).
En savoir plus sur OBSYS REPORT
Le logiciel OBSYS met aussi à votre disposition un portail Web entièrement paramétrable. Cela vous donne accès à un outil de communication efficace, facile d’utilisation et rapide à mettre en place.
Les organisations SPSTI peuvent notamment s’en servir pour améliorer la qualité de leurs services, en permettant aux salariés de leur entreprise de consulter des informations plus facilement en ligne.
OBSYS vous offre également une centralisation des informations de votre organisation, ce qui présente plusieurs intérêts en vue de la certification :
- Une meilleure traçabilité des informations, des documents et des indicateurs ;
- Une gestion simplifiée au quotidien pour tous les acteurs de l’organisation. Les informations sont faciles d’accès et vos équipes se forment à un seul outil ;
- Des prises de décision facilitées ;
- Des processus plus rapides;
- Des coûts de gestion réduits sur le long terme.
Le logiciel permet à tous les acteurs de l’organisation SPSTI d’avoir une maîtrise de la qualité de leurs missions. C’est idéal pour garantir le respect des exigences de la norme AFNOR SPEC 2217.
…mais aussi pour aller plus loin que la certification !
Être certifié, c’est une bonne chose. Garantir une organisation pérenne, solide et efficiente sur le long terme, c’est encore mieux !
Un outil d’amélioration continue
Le suivi des indicateurs permis par le logiciel OBSYS vous fait aussi entrer dans une démarche d’amélioration continue:
- Vous identifiez les points forts et les axes d’optimisation de votre organisation, grâce aux indicateurs chiffrés que vous avez mis en place ;
- Vous mesurez de manière fiable la satisfaction des salariés et des entreprises, et celle des personnes travaillant dans votre structure ;
- Vous mesurez l’impact des mesures que vous avez mises en place, et réajustez si besoin.
Avec OBSYS, vous maîtrisez donc vos processus de A à Z : aucune information n’est perdue ! Vous pouvez améliorer la qualité de vos services et mesurer les résultats de vos actions.
Une révolution dans la manière de fonctionner
Le logiciel OBSYS représente une véritable opportunité pour les organisations SPSTI. Il facilite la certification, mais permet aussi et surtout d’optimiser les processus internes de qualité sur le long terme, ce qui est en réalité le véritable objectif de toute certification.
OBSYS vous offre une grande flexibilité dans les actions menées et une meilleure articulation des différents métiers dans votre entreprise.
Bon à savoir : les équipes Spécinov se chargent de former votre personnel à utiliser le logiciel OBSYS. Ainsi, toute personne ayant suivi la formation peut utiliser le plein potentiel de l’outil.
Vous êtes une organisation SPSTI et souhaitez travailler avec LA solution pour une gestion globale de votre système qualité ?
